文秘写作格式与技巧

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文秘写作格式与技巧

【文秘写作格式】

1 范围

本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关可参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。

2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本标准的条文。本标准出版时，所标版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

gb/t148-1997 印制、书写和绘图纸幅面尺寸。

3 定义

本标准采用下列定义

3.1 字word

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

3.2 行line

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。

4 公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2~80g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向折度≥15次，不透明度≥85%，ph值为7.5~9.5。

5 公文用纸幅面及版面尺寸

5.1 公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用gb/t148中规定的a4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸允许偏差见gb/t148。

5.2 公文页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm

公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)

6 文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

7 排版规格与印刷装订要求

7.1 排版规格

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。

7.2 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

7.3 印制要求

双面印刷;页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标bl100%，红色油墨应达到色谱所标y80%，m80%。印品着墨实，均匀;字面不花、不白、无断划。

7.4 装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90o，无毛茬或缺损。

8 公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版芯，即156mm)以上的各要素统称训眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

8.1.1 公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

8.1.2 秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。

8.1.3 紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

8.1.4 发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。

8.1.5 发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

8.1.6 签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。

8.2 主体

8.2.1 公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

8.2.2 主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

8.2.3 公文正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

8.2.4 附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如：“附件：1.××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

8.2.5 成文时间

用汉字将年、月、日标全;“零”写为“o”;成文时间的标识位置见8.2.6。

8.2.6 公文生效标识

8.2.6.1 单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

8.2.6.2 联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

8.2.6.3 特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8.2.7 附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

8.3 版记

8.3.1 主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空一字。

8.3.2 抄送

公文如有抄送，在主题词下1行;左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

8.3.3 印发机关和印发时间

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

8.3.4 版记中的反线

版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

8.3.5 版记的位置

版记应置于公文最后一页(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。

9 页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

10 公文中的表格

公文如需附表，对横排a4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双贾码表头在切口一边。

公文如需附a3纸型表格，且当最后一页为a3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将a3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。

11 公文的特定格式

11.1 信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，使用小标宋体字，字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条武文线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

11.2 命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他从本标准相关要素说明。

11.3 会议纪要格式

会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。

12 式样

a4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2;上报公文首页版式见图3;公文末页版式见图4;联合行文公文末页版式见图5;联合行文公文末页版式见图6。

注：图片尺寸已缩成1：2。

(完)

附：新国家行政机关公文格式简要介绍

一、新《格式》的几个主要特点

1、改变了名称，确定了适用范围

原《公文格式》(98版)称为《国家机关公文格式》，而新《公文格式》(99版)名称改为《国家行政机关公文格式》。确定了《国家行政机关公文格式》的适用范围。保证了公文的统一性，名称的变化不影响非国家机关的单位和部门采用该标准。

2、改变了公文用纸幅面尺寸

公文用纸的幅百尺寸是这次修订主要调整的内容。原标准中，用纸采用16开型(260 mm×184mm)。新修订的标准中规定一般采用a4型(297mm×210mm)这是公文新标准的最大特点。

3、实行了新的定位方法

在新修订的标准中，为使公文制作者能够比较方便清楚地掌握标准。采用了比较通俗易懂的形式来确定公文中各要素的定位，即采用了“字“和“行“的概念,然后按定义的字和行确定公文中各要素的具体位置。同时，新标准将公文分为眉头、主题、版记三部分。并把各要素进行了归类。

4、缩小了图文区

新修订的标准时，将左右白边增加19mm,，天头地角增加了45mm。这样的版心制作公文一方面为领导阅示发文留有相对宽余的批示空间,另一方面也使公文更加美观。

5、增加了内容

新修订的标准在原标准的基础土增加了一些内容，主要有：公文的排版规格、印刷要求、装订要求、公文中表格的处理。还增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令格式、会议纪要格式。增加新内容的出发点就是从开始制作到最后形式公文的全过程能够有统一的依据。使公文制作的水平和质量有较大提高。

6、提高了公文的防伪性

公文具有法定效力，目前社会上伪造公文招摇撞骗的犯罪活动时有发生。新标准对公文防伪性做了一些硬性规定。例如：不得出现空白印章;不得再使用“此页无正文“、空白页不标识页码等等。这样不给别有用心伪造公文可乘之机，从格式上维护了法律地位，是新标准最显著的特点之一，也是掌握和执行新标准时特别注意的一个重点。 1 2 3 4 5

7、有利于计算机的处理

新标准主要目的有两个,一个是行政机关公文格式达到规范和统一，提高公文制作的水平和质量，二是有利于办公自动化的实现。

二、“文件式“公文的格式变化

1、尺寸的变化

上行文：凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37十80=117mm。

下行文:凡用于平行文或下行文的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37+25=62mm。

2、各标识中部分要素变化

发文字号：凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左侧，左空1个字，签发人右空1个字，发文字号与签发人同处在红反线上同一行。

3、增加的要素标识

①新标准中增加了发文的保密期限，按照国家保密局的要求，在密级后标注保密期限，中问用“实心五角星“隔开。如“绝密空一个字实心五角星6个月“。根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密“为三十年，“机密“为二十年，“秘密“为十年。

②上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示“性公文在“附注“处注明联系人姓名和电话。

4、公文格式中应注意的几个问题

①上行文的标识位置及文头。

②上报公文必须注明签发人或会签人姓名。

③除“会议纪要“和以电报形式发出的外都应加盖印章。

④联合上报公文,主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

⑤除两个以上机关联合行文外,任何公文的落款处不落发文机关名称,下发的公文标题一般冠发文机关名称。

⑥公文中不得出现空白印章(指三个以上联合行文)。

⑦印章要与正文同处一版面,如不处在同正文一百,应采用缩短或加宽行距、字距办法解决,不得使习“此页无正文“字样。

⑧公文如有空白页，不标页码。

三、特定公文的格式变化

1、信函式公文格式

发文机关标识用全称，但不加“文件“二字，发文机关名称上边缘距土页边的距离为30mm，用红色小标宋体字(20mnm×14mm)，发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm 处，为一条文武红(上细下粗),两条线均为170 mm，每页排22行,每行居中排28个字,首页不显页码。其他各要素的标识方法均同“文件式“公文格式标识(发文文号、秘密等级和紧急程度标识在红线下右或左项格标识)。

2、命令格式

发文机关名称加“令“组成,不能用简称,用红色标识。命令标识上边缘距版心边缘为20mnm,下边缘空2行居中标识令号〈用黑体字〉,令号下空2行标识正文;正文下空1行右空4字标识签发人签名章,签名章右空2字标识签发人职务。签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素均同“文件式“公文格式相同。

3、会议纪要格式

发文机关用红色小标宋体字，位置用“文件式“发文机关标识方法一样，即距版心上边缘25mm,不加盖印章。

【文秘写作技巧】

阅读优秀的作品：这是显而易见的，但立竿见影的方法。如果你不读的好作品，你就不知道如何写出更好的作品。优秀的作家都是从阅读别人的佳作开始，接着开始模仿，最后超越他们。

形成自己的风格：尽可能的多读名著，在看内容的时候，更要留意文章的问题和写作的技巧。

尽可能多的写：每天都写，如果可能话，每天写几次。你写得多了，也就写得好了。学习如何写作和其他的学问道理是一样的，熟能生巧。写写你自己，写写博客，向出版社投稿。只是写，全情投入的写，练得越多，你的写作水平就提升得越快。

随时随地记下你的灵感：随身带一本小笔记本(纳博科夫身上装满了小卡片)，当你对你构思的小说，文章，或是小说里的人物有什么灵感的时候，马上记下来。当你听别人谈话时的只言片语而所有顿悟时，或看到一段散文诗或是一句歌词让你很感动时，都可以马上当他们记下来。灵感总是转瞬即逝，你及时的记录下来，便可以成为你写作的素材。我的习惯是，为我的博客要写的文章列一个清单，不断的补充它。

专门的写作时间：每天找一个没有任何打扰的时间段作为专门的写作时间，让这成为习惯。对我而言，清晨的时间是最佳的，午饭，傍晚，或者深夜的那段时间也可以。无论你是做什么工作的，把写作当作每天必须完成的任务去做。每天至少写半个小时，当然有一个小时更好。若你同我一样，是一个全职的作家，那么你需要写的小时，请你不要担心，这只会让你写得更好。

随便涂鸦：面对整张的白纸，整版的白屏，无从开始，肯定恐怖。你会想：我还是看看邮件或是小憩一会了吧!先生，千万别这样。马上开始写，马上打字，你写什么没有关系，只是让我听到你敲键盘的声音吧。只要你开始写了，什么都好办了。像我的话，我喜欢先敲上我的名字和文章的标题，这应该不难吧，然后再慢慢的展开情节，全身心地融入进去…关键是：开始可以随便写写，随便涂鸦，但是尽快开始写正文。

先计划，再写：这好像和“随便涂鸦”有些矛盾，实际上不是这样。在坐下来正式写之前，先做个计划或是脑子里先预演一下，这是非常管用的办法。每天跑步的时候想想要写的东西，或是散步的时间来个头脑风暴;然后把想到的记下来，做一个扼要的提纲;等真正准备好开始写了，可以很快的展开，因为思路和想法都有了。

创新：你需要模仿名家，这并不意味你要跟他们写得一模一样。你可以试试新的写法，从这里学一点，从那里学一点。渐渐地，你就会有了自己的风格，自己的文体，自己的思路。试试一些不一样的表达，或创造一些与众不同的表达方式，每一方法你都可以尝试，看看它到底怎么样，不好就不用呗。

修改：你开始构思你的文字，然后试着写，让故事情节展开，最后你需要回过头再看看你都写了什么。这点很重要，很多写手一旦写好就不想修改，已经费时费力地写好了，还要再花时间修改，实在是一件吃力不讨好的活。但如果你想写得更好，你就要学会如何修改。好的作品是经过反复的推敲和修改而成的，这会让你的作品从平庸中脱颖而出。看看你写的东东，不仅仅是那些拼写和语法错误，还有那些无意义的词，混乱的结构，和让人搞不懂的句子。修改的目标是：更清晰，更直接，更鲜活。

简明扼要:这是你在修改的过程中，最重要的一件事情。一句句，一段段的修改，把无关主题的统统都删掉。一个短句比一段冗长的废话更具说服力，大白话比晦涩的专业术语更受欢迎。记得：简单就是力量。

富于感染力的句子：在短句中使用富有感染力的动词，当然，并没有要求每一句都是这样，你需要变化。但是，多试试能够吸引人的句子。而且，你没有必要等到你要修改的时候再用，你刚开始写的时候就要考虑这个问题。

获取别人的反馈：闭门造车不会有任何进步，让别人读读你的文章给你回馈，最好有经验的作家和编辑。他们见多识广，会给你很中肯和有见地的建议。认真的听，即使是一些批评，也接受它，忠言逆耳，这样只会让你写得更好。

是骡子还是马，拉出来溜溜：就你而言，你需要让别人读到你的作品。你的作品不是你想谁看谁就看的，让所有的人都读到你的文章。你就要出版自己的书，发表自己的短篇小说和诗歌，给出版社供稿。如果你已经开始写博客了，恭喜你，这是一个好的开始。若现在还没有人浏览过，你就需要把它放到流量更大的博客服务网站上去，让读者给你留言，给你提出建议。所有的人都会看你写东西，也许刚开始时会是件伤脑筋的事情，但这是每一位作家成长的必由之路，马上发表你的文字吧。

采用对话式的文体：很多人的写作都很正式，但是我发现像我们说话一样写作会使文章更流畅(没有叹生词)。这样一来，读者看起来会更舒服。刚开始这么写并不容易，你需要坚持这么做。也许，会带来另一个问题，为了读起来更口语化，你需要打破一些语法规则(就像我的前一句那样)。因为如果生搬硬套语法，会让你的文章看起来很不自然。若没有其他原因，就不要破坏语法规则。你需要知道你在做什么和为什么这样做。

好开头和结尾：开头和结尾是文章的重点。特别是开头。如果你不能在故事的开始就吸引读者，那他们就很难有耐心把整篇文章读完。所以投入的时间去考虑怎么写好开头，读者一旦对你开头感兴趣，他们会想知道得…写好开头后，再弄一个精彩的结尾，这会让读者更加期待你的下一篇佳作。